Vår egen kongressbyrå genomför hela arrangemanget. Vi har resurser för planering och projektledning. Dessutom erbjuder vi förmånlig rese- och hotellbokningsservice. Antal hotellrum är ca 1000 och bäddar ca 1750 i Kalmar.

PROJEKTLEDNING/KONSULTATION

KalmarSalen tillhandahåller en projektledare som tillsammans med arrangören planerar uppläggning och förberedelsearbetet inför en kongress eller konferens.

• Planering och budgetering
• Prisförhandlingar med underleverantörer, rabatter och specialavtal
• Trycksaker, information, utskick
• PR – arrangemang, kontakter med lokal massmedia
• Flaggning, skyltning, annonsering etc.
• Beställning av varor och tjänster, såsom måltider, transporter, utflykter, studiebesök, sociala aktiviteter, underhållning, guider, tolkar m.m.
• Organisation av mötesbyrå
• Utställarservice
• Finansieringsformer, sponsorbearbetning

DELTAGARADMINISTRATION

• Utformning av anmälnings- och logibeställningsblankett
• Bokning av hotellrum, reseförmedling och biljettservice
• Mottagande av anmälningar i webdatabas och ev. ändringar, registrering, val av olika seminarier, utflykter, hotellrum
• Regelbunden information till arrangören ang. deltagarantal och bokningar
• Deltagarlistor, förläggningslistor, namnskyltar, biljetter m.m.
• Bekräftelser till deltagarna och fakturering

BUDGET OCH EKONOMI

• Mottagning, avstämning och bokföring av anmälnings- och övriga avgifter
• Betalningskontroll, fakturering, påminnelse och ev. krav
• Mottagning, bokföring och utbetalning av leverantörsfakturor
• Kontinuerlig rapportering om det ekonomiska läget till arrangören
• Redovisning och inbetalning av moms och ev. arbetsgivaravgifter samt skicka kontrolluppgifter för utbetalda arvoden och ersättningar
• Slutredovisning av projektet till arrangören

Avgift för kongressbyråservice fastställs i samråd med arrangören efter överenskommelse om önskad servicenivå.